Vältä nämä sudenkuopat: Mitä digitointiprojektien hankinnassa usein aliarvioidaan

Teollisuusympäristöt ovat monimutkaisia, työkohteet elävät ja lähtötiedoissa voi olla epävarmuuksia. Siksi onnistunut digitointiprojekti ei perustu pelkästään hyvään mittauslaitteistoon, vaan myös hyvään projektin suunnitteluun, turvalliseen ja laadukkaaseen kenttätyöhön, joustavaan datan käsittelyyn ja selkeään yhteistyöhön asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä.

SolidCompilla projekteja toteuttavat myyntiasiantuntijat, projektivastaavat ja laserkeilauksen ammattilaiset, joilla on kokemusta sekä skannauksesta että erilaisissa teollisuus- ja rakennuskohteissa toimimisesta. Työ tehdään aina yleisten turvallisuusmääräysten, kohdekohtaisten ohjeiden ja kulloisenkin projektin vaatimusten mukaisesti.

Alla on koottu yleisiä asioita, joita tilaajan kannattaa huomioida laserkeilaus- tai muun digitointiprojektin suunnittelussa.

Aikataulu ei aina riipu vain skannattavien neliöiden määrästä

Yksi yleisimmistä aliarvioiduista asioista on työn vaatima aika. Skannauksen kestoa ei voi arvioida pelkästään pinta-alan perusteella, sillä kohteen muoto, näkyvyys, kerroksellisuus, laitteiden määrä ja haluttu tarkkuus vaikuttavat merkittävästi siihen, kuinka monta skannausasemaa tarvitaan.

Jos käytössä on riittävästi kalustoa ja kohde on hyvin valmisteltu, skannaus voidaan usein toteuttaa jopa arvioitua nopeammin. Toisaalta aikataulu voi muuttua, jos asiakas haluaa lisätä projektiin uusia alueita työn aikana tai jos alkuperäinen skannaustarve on arvioitu liian pieneksi.

Esimerkiksi yksittäinen huone ei välttämättä tarkoita yhtä skannauspistettä. Jos aineisto halutaan sitoa koordinaatistoon ja katvealueita halutaan minimoida, sama tila voi vaatia useita skannausasemia. Yksi huone voi käytännössä edellyttää esimerkiksi viittä asemaa, jos näkyvyys on rajallinen tai tilassa on paljon rakenteita, laitteita tai tasoja.

Tämä ei ole virhe sinänsä, vaan tavallinen osa skannausprojektin todellisuutta. Hyvä ennakkosuunnittelu auttaa arvioimaan työn laajuutta, mutta kentällä kohde paljastaa usein lopulliset vaatimuksensa.

Lähtötietojen tarkkuus vaikuttaa työn laajuuteen

Toinen yleinen haaste liittyy siihen, miten tarkasti tarve ja kohde on kuvattu ennen projektin aloitusta. Jos lähtötieto on esimerkiksi “tarvitsemme vain yhden 500 neliömetrin tilan”, arvio voi näyttää yksinkertaiselta. Paikan päällä voi kuitenkin osoittautua, että tilassa on viisi hoitotasoa, runsaasti laitteita, putkistoja tai rakenteita, jotka peittävät näkyvyyttä ja lisäävät tarvittavien skannausasemien määrää.

Tällaisessa tilanteessa alkuperäinen työmääräarvio voi muuttua, vaikka pinta-ala itsessään ei olisi kasvanut. Skannauksessa ratkaisevaa ei ole vain alueen koko, vaan se, mitä alueella on ja kuinka kattava aineisto siitä halutaan tuottaa.

Myös palveluntarjoaja voi arvioida skannaustarpeen väärin, jos lähtötiedot ovat puutteelliset tai kohteen todellinen monimutkaisuus ei käy niistä ilmi. Ammattimaisessa projektissa tähän kuitenkin varaudutaan. Työn kulkua voidaan muuttaa kentällä, kuvaussuunnitelmaa voidaan tarkentaa ja lisätyöt voidaan usein sovittaa samoihin skannauspäiviin.

Joustavuus ei kuitenkaan poista tarvetta hyvälle ennakkotiedolle. Mitä tarkemmin kohteen rakenne, käyttötarkoitus, kriittiset alueet ja odotettu lopputulos on kuvattu etukäteen, sitä varmemmin aikataulu, kustannukset ja toimitettava aineisto vastaavat odotuksia.

Lisäalueet voivat vaikuttaa kustannuksiin

Joissakin projekteissa kustannukset voivat tulla asiakkaalle yllätyksenä. Tämä johtuu usein siitä, että kentällä päätetään skannata myös alueita, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen tarjoukseen tai työmääräarvioon.

Lisäalueiden mittaaminen voi olla täysin järkevää. Kun skannauskalusto ja asiantuntijat ovat jo paikalla, voi olla tehokasta dokumentoida samalla myös viereisiä tiloja tai tulevien projektien kannalta kiinnostavia alueita. Samalla on kuitenkin hyvä tunnistaa, että lisätyö vaikuttaa yleensä myös kustannuksiin.

Tämän vuoksi asiakkaan sisäisen viestinnän merkitys korostuu. On hyödyllistä varmistaa jo ennen projektia, että tarpeiden määrittelystä vastaavat henkilöt ja projektin kustannuksista vastaavat henkilöt ovat samalla kartalla. Näin kentällä tehdyt muutokset eivät tule päätöksentekijöille yllätyksenä vasta laskutusvaiheessa.

Selkeä toimintamalli helpottaa sekä asiakasta että palveluntarjoajaa: kuka voi hyväksyä lisäalueet, miten niistä sovitaan ja miten vaikutus aikatauluun tai kustannuksiin käsitellään.

Tilatun aineiston ominaisuudet kannattaa ymmärtää etukäteen

Digitointiprojekteissa on tärkeää, että asiakkaalla on selkeä käsitys siitä, mitä on tilattu ja millaista lopputulosta valitulla menetelmällä voidaan odottaa.

Jos asiakkaalle on esimerkiksi esitelty valokuvamainen yhdistelmämalli, jossa on hyödynnetty laserkeilausta ja Gaussian Visuals -näkymää, lopputulos näyttää hyvin erilaiselta kuin pelkkä mobiiliskannaukseen perustuva aineisto. Myös esimerkiksi mobiiliskannaus voi olla nopea ja tarkoituksenmukainen tapa dokumentoida laajoja tiloja, mutta sen visuaalinen laatu ja tarkkuus eivät vastaa kolmijalkaskannerilla tuotettua aineistoa tai valokuvamaista Gaussian-näkymää.

Pettymyksiä voi syntyä, jos myyntivaiheessa nähty esimerkkiaineisto ja lopulta tilattu tuote eivät vastaa toisiaan. Siksi on tärkeää keskustella jo projektin alkuvaiheessa siitä, tarvitaanko ensisijaisesti mittatarkkuutta, nopeaa yleiskuvaa, visuaalisesti näyttävää aineistoa, suunnitteluun sopivaa lähtötietoa vai näiden yhdistelmää.

SolidCompin asiantuntijat auttavat hahmottamaan eri vaihtoehtojen ominaisuudet ja rajoitteet. Jos asiakkaalla on epävarmuutta siitä, mikä aineisto sopii omaan käyttötarkoitukseen, asia kannattaa käydä läpi ennen työn aloittamista. Oikea valinta riippuu aina siitä, mihin aineistoa käytetään projektin jälkeen.

Tilanne kentällä voi muuttua työn aikana

Skannauskohteisiin pääsy on yksi käytännön asioista, joka voi vaikuttaa aikatauluun. Teollisuusympäristöissä työt ovat usein käynnissä, alueita voidaan sulkea turvallisuussyistä ja tuotannon tai muiden urakoitsijoiden työvaiheet voivat rajoittaa liikkumista.

Jos jollekin alueelle ei päästä suunnitellusti, projekti ei välttämättä pysähdy. Usein voidaan skannata ensin muut alueet ja sopia, että estynyt alue dokumentoidaan myöhemmin. Uusintakäynti tai täydennyskäynti ei ole poikkeuksellinen epäonnistuminen, vaan normaali osa monien kohteiden käytännön toteutusta.

Kentällä toimiminen edellyttää myös kykyä huomioida kohteen turvallisuusmääräykset ja sen hetkinen työtilanne. Laserkeilauksen asiantuntijoiden on osattava liikkua erilaisissa työkohteissa ja sovittaa oma työnsä muun toiminnan mukaan. Tämä on erityisen tärkeää kohteissa, joissa on tuotantoa, kunnossapitotöitä, korkeita paikkoja, ahtaita tiloja tai kulkurajoituksia.

Hyvä yhteistyö vähentää epävarmuutta

Onnistunut digitointiprojekti syntyy harvoin pelkän teknisen suorituksen perusteella. Tärkeää on myös se, miten hyvin asiakas ja palveluntarjoaja pystyvät suunnittelemaan, kommunikoimaan ja reagoimaan muutoksiin yhdessä.

Jo ensimmäinen projekti tulee tehdä yhteisellä luottamuksella. Asiakas antaa lähtötiedot, kuvaa tarpeensa ja päästää asiantuntijat kohteeseen. Palveluntarjoaja puolestaan arvioi työn, suunnittelee toteutuksen, toimii kohteessa turvallisesti ja toimittaa aineiston sovitussa muodossa.

Kun asiakassuhde jatkuu, yhteistyö yleensä syvenee. Palveluntarjoaja oppii tuntemaan kohteen, asiakkaan toimintatavat ja aineiston käyttötarkoitukset. Tämä nopeuttaa tulevia projekteja, helpottaa tehtävien suunnittelua ja parantaa kustannusarvioiden tarkkuutta.

Pitkä yhteistyö auttaa myös hahmottamaan, miten skannausaineistoa kannattaa ylläpitää ja täydentää ajan myötä. Kun aiemmat aineistot, koordinaatisto ja kohteen erityispiirteet ovat tuttuja, uusia skannauksia ja päivityksiä voidaan toteuttaa tehokkaammin.

Asiakkaan tarpeet voivat ohjata myös jatkokehitystä

Digitointiprojektit eivät aina pääty siihen, että pistepilvi tai malli toimitetaan asiakkaalle. Usein projektin aikana tai sen jälkeen tunnistetaan uusia käyttötarpeita: aineistoa halutaan käyttää kunnossapidossa, suunnittelussa, turvallisuustyössä, koulutuksessa tai tiedon jakamisessa eri sidosryhmille. Suosittelemmekin kartoittamaan mahdollisen tarpeen digitaalisen kaksosen Reality Twinin käyttöönottoa digitointiprojektin yhteydessä. Tuotantolaitoksen todellisuutta vastaava visuaalinen 3D malli luo datalle valtavasti uusia käyttötapoja.

Asiakkaan kokemukset ja tarpeet voivat vaikuttaa myös siihen, miten Reality Twin -ympäristöä tai siihen liittyviä toiminnallisuuksia kehitetään. Käytännön työssä esiin tulevat tarpeet ovat arvokasta tietoa, koska ne kertovat, miten digitaalista aineistoa halutaan käyttää todellisessa teollisuusympäristössä.

Hyvä yhteys laserkeilauksen ja digitaalisten mallien palveluntarjoajaan on siksi etu. Se ei auta vain yksittäisen projektin onnistumisessa, vaan myös siinä, että aineistosta saadaan enemmän arvoa pitkällä aikavälillä.

Huolellinen määrittely tekee projektista sujuvamman

Laserkeilaus- ja digitointiprojektissa ei tarvitse pelätä sitä, että kaikki yksityiskohdat eivät ole täydellisesti tiedossa heti alussa. Muutokset, täydennykset ja tarkennukset ovat tavallisia, etenkin monimutkaisissa teollisuuskohteissa.

Silti tietyt asiat kannattaa määritellä mahdollisimman selkeästi ennen työn aloittamista:

• mitä aluetta skannataan
• mihin aineistoa käytetään
• millaista tarkkuutta tarvitaan
• millainen visuaalinen lopputulos odotetaan
• kuka voi hyväksyä lisätyöt
• millaisia rajoituksia kohteessa voi olla

Kun nämä asiat käydään läpi ajoissa, projekti etenee varmemmin. Aikatauluista ja kustannuksista tulee ennakoitavampia, lopputulos vastaa paremmin käyttötarvetta ja kentällä tehtäviin muutoksiin voidaan reagoida hallitusti.

Digitointiprojektissa onnistuminen ei tarkoita sitä, että mikään ei muutu matkan varrella. Usein onnistuminen tarkoittaa juuri sitä, että muutoksiin osataan varautua, niistä viestitään selkeästi ja lopputulos palvelee asiakkaan todellista tarvetta.

Tilaa SolidCompin uutiskirje

Saat SolidCompilta uutiskirjeen noin kerran kuussa. Kerromme kirjeessä teollisuuden, SolidCompin sekä SolidComp Reality Twinin uusimmista tapahtumista.

Tilaa uutiskirje